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Documentation Index

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Smart Search bringt die Kraft der KI in die Informationssuche über deinen gesamten Workspace. Anstatt nur auf exakte Stichwortübereinstimmungen zu setzen, versteht Smart Search die Bedeutung hinter deiner Suchanfrage und findet relevante Inhalte – auch wenn die genauen Wörter nicht in deinen Dokumenten vorkommen. Smart Search ist eine KI-gestützte semantische Suchfunktion, die dir hilft, Informationen über deinen gesamten Space mit natürlicher Sprache zu finden. Sie geht über das traditionelle Keyword-Matching hinaus, indem sie Kontext, Beziehungen und Absichten versteht. Wesentliche Unterschiede zur regulären Suche:
  • Semantisches Verständnis – findet Inhalte basierend auf Bedeutung, nicht nur exakten Wörtern
  • Natürlichsprachliche Abfragen – stelle Fragen so, wie du natürlich denkst
  • Dokumentübergreifende Verbindungen – versteht Beziehungen zwischen verschiedenen Dokumenten
  • Kontextuelle Relevanz – ordnet Ergebnisse nach konzeptioneller Ähnlichkeit, nicht nur Keyword-Häufigkeit
Smart Search wurde in Craft v3.3.2 eingeführt und erfordert ein verfügbares KI-Nutzungskontingent.
Smart Search funktioniert über die Craft Assistant-Oberfläche:
1
Öffne Craft Assistant aus einer beliebigen Ansicht in deinem Workspace.
2
Gib deine Suchanfrage in natürlicher Sprache ein. Du kannst Fragen stellen oder beschreiben, was du suchst.
3
Der Assistent durchsucht deinen Space mithilfe von KI, um deine Absicht zu verstehen und relevante Inhalte zu finden.
4
Überprüfe die Ergebnisse, die Kontext und Verbindungen zwischen Dokumenten enthalten.
Smart Search wird automatisch aktiviert, wenn du im Assistenten Space-weite Abfragen verwendest – es gibt keinen separaten Schalter oder Aktivierungsschritt.

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Beispielabfragen

Smart Search zeichnet sich durch das Verständnis der Absicht hinter deiner Suche aus – nicht nur durch Keyword-Abgleich.

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Konzeptbasierte Suchen

Anstatt nach exakten Begriffen zu suchen, kannst du nach Konzepten suchen:
  • „Dokumente über Quartalsplanung finden” – findet Inhalte zu Planung, Zielen und Q1/Q2/Q3/Q4, auch wenn „Quartalsplanung” nicht explizit erwähnt wird
  • „Zeig mir alles zur Marketingkampagne” – versteht Synonyme wie „Promotion”, „Outreach”, „Launch”
  • „Was habe ich letztes Jahr über Neueinstellungen geschrieben?” – kombiniert zeitliches und thematisches Verständnis

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Aufgaben- und Projektabfragen

Frage nach Arbeitsstatus und nächsten Schritten:
  • „Welche Aufgaben sind für Projekt Y noch offen?”
  • „Zeig mir alle Entscheidungen, die wir zur neuen Funktion getroffen haben”
  • „Notizen aus Meetings mit dem Design-Team finden”

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Erkundende Suchen

Entdecke Verbindungen, die du vergessen haben könntest:
  • „Was habe ich über Remote-Arbeit geschrieben?”
  • „Alle Bezüge auf Budgetdiskussionen finden”
  • „Zeig mir Inhalte zum Onboarding neuer Teammitglieder”

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Wie Smart Search anders funktioniert

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Traditionelle Keyword-Suche

Abfrage: „Projektplanung” Findet: Dokumente, die die genauen Wörter „Projekt” UND „Planung” enthalten Verpasst: Inhalte zu „Roadmaps”, „Strategiesitzungen”, „Quartalszielen” (verwandte Konzepte mit anderen Wörtern) Abfrage: „Dokumente über Projektplanung finden” Findet:
  • Dokumente mit „Projektplanung”
  • Dokumente über „Roadmaps” und „Meilensteine”
  • Meeting-Notizen über „Q4-Strategie”
  • Aufgabenlisten mit Einträgen zur „Planungsphase”
Warum: KI versteht, dass diese semantisch verwandte Konzepte sind, auch mit unterschiedlicher Terminologie.

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Nutzung und Modelle

Smart Search verbraucht dein KI-Kontingent, da es auf fortschrittliche Sprachmodelle angewiesen ist, um deine Abfrage zu verstehen und deine Inhalte zu analysieren. Verwendetes Modell: Smart Search verwendet typischerweise das Fast-Modell (Claude Haiku 4.5) für Space-weite semantische Abfragen und balanciert dabei Geschwindigkeit und Verständnis. Die Nutzung variiert je nach Abfragekomplexität und Space-Größe. Du kannst deine aktuelle Nutzung im Assistenten-Menü unter Nutzung & Limits einsehen.
Für einfache Keyword-Suchen, bei denen du den genauen Begriff kennst, nutze die reguläre Suche (Cmd+F / Ctrl+F) anstelle von Smart Search, um die Nutzung gering zu halten.

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Wann Smart Search vs. reguläre Suche verwenden

Smart Search verwenden, wenn:
  • Du dir nicht sicher bist, welche genauen Wörter in deinen Dokumenten verwendet wurden
  • Du konzeptionell verwandte Inhalte finden möchtest
  • Du ein Thema über mehrere Dokumente hinweg erkundest
  • Du Verbindungen zwischen verschiedenen Inhaltsteilen verstehen möchtest
Reguläre Suche verwenden, wenn:
  • Du das genaue Stichwort oder die Phrase kennst
  • Du nach einem bestimmten Dokumenttitel suchst
  • Du schnelle Ergebnisse ohne Verbrauch deines KI-Kontingents möchtest
  • Du nach spezifischen Daten wie Terminen, Namen oder IDs suchst

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Plattformverfügbarkeit

Smart Search ist auf Space-Ebene über Craft Assistant vollständig verfügbar. Funktioniert über alle Dokumenttypen, Collections, Aufgaben und Kalenderansichten hinweg.

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Datenschutz und Daten

Smart Search folgt denselben Datenschutzprinzipien wie alle Craft Assistant-Funktionen:
  • Deine Suchanfragen werden nicht auf Craft-Servern gespeichert
  • Inhalte werden nur für die Dauer der Verarbeitung einer einzelnen Anfrage an den KI-Modellanbieter gesendet
  • Deine Daten werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet
  • Nur Token-Verbrauch und Kosten werden für die Nutzungsverfolgung erfasst
Der Suchverlauf bleibt lokal auf deinem Gerät und wird nie synchronisiert oder dauerhaft gespeichert.

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Aktuelle Einschränkungen

Smart Search ist für semantisches Verständnis ausgelegt, aber es gibt einige Dinge zu beachten:
  • Nur Space-Ebene – Smart Search funktioniert auf Space-Ebene, nicht innerhalb eines einzelnen Dokuments (verwende dafür die Dokumentensuche oder Suchen)
  • Verbraucht dein KI-Kontingent – Im Gegensatz zur regulären Suche wird Smart Search auf dein Nutzungslimit angerechnet
  • Plattformverfügbarkeit – Derzeit auf Mac und iOS verfügbar; bald auch für Windows und Web
  • Verarbeitungszeit – Kann länger dauern als die traditionelle Keyword-Suche, besonders bei komplexen Abfragen

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Tipps für bessere Ergebnisse

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Sei spezifisch über das, was du brauchst

Gib statt vager Anfragen Kontext an:
  • ❌ „Zeug über das Projekt finden”
  • ✅ „Alle Meeting-Notizen und Entscheidungen zum Website-Redesign-Projekt finden”

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Zeitreferenzen verwenden, wenn relevant

Die KI kann temporalen Kontext verstehen:
  • „Was habe ich letztes Quartal über Budgets geschrieben?”
  • „Zeig mir aktuelle Notizen zur neuen Funktion”
  • „Dokumente von ungefähr Juni über die Konferenz finden”

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Mehrere Konzepte kombinieren

Smart Search kann komplexe, vielschichtige Abfragen verarbeiten:
  • „Aufgaben und Notizen zum Einstellen von Designern für das Mobile-Team finden”
  • „Dokumente anzeigen, die sowohl Marketingstrategie als auch Budgetbeschränkungen diskutieren”

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Abfrage verfeinern

Wenn die ersten Ergebnisse nicht ganz stimmen, versuche es mit Umformulierungen:
  • Mehr Kontext hinzufügen: „…speziell über internationale Märkte”
  • Spezifischer sein: „Meeting-Notizen aus Q1” → „wöchentliche Stand-up-Notizen aus Januar und Februar”
  • Andere Terminologie verwenden: „Kundenfeedback” → „Kundenbeschwerden und Feature-Anfragen”

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