Vues de Collections

Organisez et analysez vos données avec plusieurs vues en utilisant le tri, le filtrage et le regroupement.

Les Vues de Collections vous permettent de créer plusieurs perspectives personnalisées de vos données. Plutôt que d’ajuster manuellement le tri, le filtrage ou la visibilité des champs à chaque fois, vous pouvez enregistrer différentes configurations et passer instantanément de l’une à l’autre.

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Qu’est‑ce qu’une vue ?

Les vues sont des manières personnalisables d’afficher votre Collection en fonction de vos besoins. Chaque vue peut contenir :

• Différents tris - Ordonner les éléments par n’importe quel champ (date, statut, priorité, etc.)
• Filtres personnalisés - Afficher uniquement les éléments qui correspondent à des critères précis
• Regroupement - Organiser les éléments en catégories
• Visibilité des champs - Choisir quelles colonnes afficher
• Ordre des colonnes - Disposer les champs dans l’ordre le plus utile

Toutes les vues partagent les mêmes données sous-jacentes, mais les présentent différemment. Les modifications des données dans une vue sont répercutées dans toutes les autres vues.

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Créer et gérer des vues

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Créer une nouvelle vue

1. Cliquez sur le menu déroulant de la vue en haut de votre Collection (il affiche le nom de la vue courante)

2. Sélectionnez Nouvelle vue dans le menu

3. Donnez un nom à votre vue et configurez-la avec les réglages souhaités

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Passer d’une vue à une autre

Cliquez sur le menu déroulant de la vue et sélectionnez n’importe quelle vue enregistrée. Votre Collection se mettra à jour instantanément pour afficher la configuration de cette vue.

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Modifier une vue

Apportez les modifications souhaitées au tri, aux filtres, au regroupement ou aux champs visibles. Vos modifications sont enregistrées automatiquement pour la vue courante.

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Supprimer une vue

1. Passez à la vue que vous souhaitez supprimer

2. Cliquez sur le menu à trois points (⋯) dans la barre d’outils de la vue

3. Sélectionnez Supprimer la vue dans le menu

Chaque Collection doit avoir au moins une vue. Vous ne pouvez pas supprimer la dernière vue restante.

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Trier les éléments

Le tri vous permet d’ordonner les éléments de votre Collection par n’importe quel champ en ordre croissant ou décroissant.

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Comment trier

1. Cliquez sur le menu à trois points (⋯) dans la barre d’outils de la vue

2. Sélectionnez Trier

3. Choisissez le champ par lequel vous souhaitez trier

4. Sélectionnez Croissant (A→Z, 0→9, le plus ancien→le plus récent) ou Décroissant (Z→A, 9→0, le plus récent→le plus ancien)

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Plusieurs niveaux de tri

Vous pouvez ajouter plusieurs critères de tri pour créer un ordre sophistiqué :

1. Après avoir ajouté votre premier tri, cliquez sur Ajouter un tri

2. Choisissez votre deuxième champ de tri

3. Les éléments seront triés selon le premier champ, puis selon le second champ lorsque les valeurs du premier sont identiques

Exemple : Triez par Statut (croissant), puis par Date d’échéance (croissant) pour voir d’abord toutes les tâches « En cours » ordonnées par date d’échéance, puis les tâches « À faire » ordonnées par date d’échéance.

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Supprimer des tris

Cliquez sur le X à côté de n’importe quel critère de tri pour le supprimer. Vous pouvez aussi cliquer sur Tout effacer pour supprimer tous les tris et revenir à l’ordre par défaut.

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Filtrer les éléments

Les filtres vous permettent d’afficher uniquement les éléments qui correspondent à des conditions spécifiques. Idéal pour se concentrer sur les données pertinentes.

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Comment filtrer

1. Cliquez sur le menu à trois points (⋯) dans la barre d’outils de la vue

2. Sélectionnez Filtrer

3. Choisissez le champ par lequel vous souhaitez filtrer

4. Sélectionnez la condition (égal, contient, est vide, etc.)

5. Entrez ou sélectionnez la valeur à filtrer

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Conditions de filtre selon le type de champ

Différents types de champs prennent en charge différentes conditions de filtre :

Champs texte :

• Contient / Ne contient pas
• Est / N’est pas
• Est vide / N’est pas vide
• Commence par / Se termine par

Champs numériques :

• Égale / N’est pas égale
• Supérieur à / Inférieur à
• Supérieur ou égal à / Inférieur ou égal à
• Est vide / N’est pas vide

Champs date :

• Est / N’est pas
• Est avant / Est après
• Est au plus / Est au moins
• Est vide / N’est pas vide
• Est aujourd’hui / Est dans le passé / Est dans le futur

Champs Sélection (Simple/Multiple) :

• Est / N’est pas
• Contient / Ne contient pas (Sélection multiple)
• Est vide / N’est pas vide

Cases à cocher :

• Est cochée / N’est pas cochée

URL, Email, Lien vers un Block :

• Est vide / N’est pas vide
• Contient / Ne contient pas

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Plusieurs filtres

Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour affiner vos résultats :

1. Après avoir ajouté votre premier filtre, cliquez sur Ajouter un filtre

2. Configurez votre filtre supplémentaire

3. Tous les filtres sont combinés avec une logique ET – les éléments doivent satisfaire toutes les conditions pour apparaître

Exemple : Filtrez pour Statut = “En cours” ET Priorité = “Élevée” pour voir uniquement les éléments à haute priorité actuellement en cours de traitement.

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Supprimer des filtres

Cliquez sur le X à côté de n’importe quel filtre pour le supprimer. Cliquez sur Tout effacer pour supprimer tous les filtres et afficher tous les éléments.

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Regrouper les éléments

Le regroupement organise vos éléments en catégories en fonction des valeurs d’un champ. Cela crée une structure visuelle claire qui facilite la consultation par catégorie.

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Comment regrouper

1. Cliquez sur le menu à trois points (⋯) dans la barre d’outils de la vue

2. Sélectionnez Grouper par

3. Choisissez le champ par lequel vous souhaitez grouper

Votre Collection se réorganisera en sections pliables, une pour chaque valeur unique de ce champ.

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Meilleurs champs pour le regroupement

• Statut - Regroupez les tâches par « À faire », « En cours », « Terminé »
• Priorité - Organisez les éléments par « Élevée », « Moyenne », « Faible »
• Catégorie - Regroupez les projets par type ou par département
• Date - Regroupez les éléments par mois ou par trimestre
• Sélection simple - Tout champ de type sélection fonctionne bien pour le regroupement
• Responsable - Regroupez les tâches par la personne en charge

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Plusieurs niveaux de regroupement

Actuellement, les Collections prennent en charge un niveau de regroupement par vue. Pour regrouper selon plusieurs critères, envisagez :

• De créer des vues séparées pour différents besoins de regroupement
• D’utiliser des filtres en combinaison avec le regroupement
• D’utiliser le tri à l’intérieur des sections regroupées

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Supprimer le regroupement

Cliquez sur le menu à trois points (⋯) et sélectionnez Supprimer le regroupement pour revenir à une liste non groupée.

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Modèles de vues courants

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Gestion de projet

Vue Tâches actives :

• Filtre : Statut = “En cours” OU Statut = “À faire”
• Tri : Priorité (décroissant), puis Date d’échéance (croissant)
• Regroupement : Responsable

Vue Complétées :

• Filtre : Statut = “Terminé”
• Tri : Date d’achèvement (décroissant)
• Affichez moins de colonnes pour une vue plus épurée

Vue Haute priorité :

• Filtre : Priorité = “Élevée” ET Statut ≠ “Terminé”
• Tri : Date d’échéance (croissant)
• Regroupement : Statut

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CRM / Gestion clients

Vue Clients actifs :

• Filtre : Statut = “Actif”
• Tri : Date du dernier contact (décroissant)
• Regroupement : Responsable de compte

Vue par secteur :

• Tri : Nom de l’entreprise (croissant)
• Regroupement : Secteur

Vue Suivi nécessaire :

• Filtre : Date de suivi suivante < Aujourd’hui + 7 jours
• Tri : Date de suivi suivante (croissant)

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Gestion des connaissances

Vue Articles récents :

• Tri : Dernière modification (décroissant)
• Regroupement : Catégorie

Vue par statut :

• Regroupement : Statut (Brouillon / Révision / Publié)
• Tri : Titre (croissant)

Vue À relire :

• Filtre : Statut = “Révision”
• Tri : Priorité (décroissant), puis Date d’échéance (croissant)

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Conseils et bonnes pratiques pour les vues

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Gardez les vues ciblées

Créez des vues pour des objectifs spécifiques plutôt que d’essayer d’avoir une seule vue pour tout. Exemples :

• Vue « Cette semaine » pour les tâches immédiates
• Vue « Tous les projets » pour une vue d’ensemble complète
• Vue « Archivé » pour les éléments terminés

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Nommez les vues clairement

Utilisez des noms descriptifs qui expliquent ce que la vue affiche :

• ✅ « Haute priorité - Échéance cette semaine »
• ✅ « Clients actifs par région »
• ✅ « Articles brouillons à relire »
• ❌ « Vue 1 »
• ❌ « Nouvelle vue »

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Combinez les techniques

Tirez le meilleur parti en combinant tri, filtrage et regroupement :

• Filtrez pour réduire la portée
• Regroupez pour organiser les catégories
• Triez à l’intérieur des groupes pour l’ordre final

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Pensez à votre flux de travail

Alignez les vues sur votre façon de travailler réellement :

• Vue pour le point quotidien
• Vue pour la planification hebdomadaire
• Vue pour la revue mensuelle
• Vue pour la préparation des réunions clients

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Limitations

• Maximum 21 champs par Collection (y compris la colonne Titre)
• Un seul niveau de regroupement par vue
• Les filtres utilisent une logique ET (toutes les conditions doivent être remplies)
• Pas de logique OU entre différents champs (mais vous pouvez créer des vues séparées)

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