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Collection Views ermöglichen es dir, mehrere angepasste Perspektiven deiner Daten zu erstellen. Anstatt bei jeder Nutzung Sortierung, Filter oder Spaltensichtbarkeit manuell anzupassen, kannst du verschiedene Konfigurationen speichern und sofort zwischen ihnen wechseln.

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Was sind Ansichten?

Ansichten sind anpassbare Darstellungsweisen deiner Collection, abgestimmt auf deine Bedürfnisse. Jede Ansicht kann haben:
  • Verschiedene Sortierungen - Ordne Elemente nach beliebigen Feldern (Datum, Status, Priorität usw.)
  • Benutzerdefinierte Filter - Zeige nur Elemente, die bestimmte Kriterien erfüllen
  • Gruppierung - Organisiere Elemente in Kategorien
  • Sichtbarkeit von Feldern - Wähle, welche Spalten angezeigt werden
  • Spaltenreihenfolge - Ordne Felder in der sinnvollsten Reihenfolge
Alle Ansichten teilen dieselben zugrunde liegenden Daten, präsentieren sie aber unterschiedlich. Änderungen an Daten in einer Ansicht werden in allen anderen Ansichten angezeigt.

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Ansichten erstellen und verwalten

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Neue Ansicht erstellen

1
Klicke auf das view dropdown oben in deiner Collection (es zeigt den Namen der aktuellen Ansicht)
2
Wähle New View aus dem Dropdown
3
Vergib einen Namen für deine Ansicht und konfiguriere sie nach Wunsch

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Zwischen Ansichten wechseln

Klicke auf das view dropdown und wähle eine gespeicherte Ansicht. Deine Collection aktualisiert sich sofort und zeigt die Konfiguration dieser Ansicht an.

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Eine Ansicht bearbeiten

Nimm Änderungen an Sortierung, Filtern, Gruppierung oder sichtbaren Feldern vor. Deine Änderungen werden automatisch in der aktuellen Ansicht gespeichert.

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Eine Ansicht löschen

1
Wechsle zu der Ansicht, die du löschen möchtest
2
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) in der Ansichtswerkzeugleiste
3
Wähle Delete View aus dem Menü
Jede Collection muss mindestens eine Ansicht haben. Die letzte verbleibende Ansicht kann nicht gelöscht werden.

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Elemente sortieren

Mit der Sortierung kannst du die Elemente deiner Collection nach beliebigen Feldern auf- oder absteigend ordnen.

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So sortierst du

1
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) in der Ansichtswerkzeugleiste
2
Wähle Sort
3
Wähle das Feld, nach dem du sortieren möchtest
4
Wähle Ascending (A→Z, 0→9, älteste→neueste) oder Descending (Z→A, 9→0, neueste→älteste)

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Mehrere Sortierstufen

Du kannst mehrere Sortierkriterien hinzufügen, um eine ausgefeiltere Reihenfolge zu erstellen:
1
Nachdem du die erste Sortierung hinzugefügt hast, klicke auf Add Sort
2
Wähle dein zweites Sortierfeld
3
Die Elemente werden zuerst nach dem ersten Feld sortiert und bei gleichen Werten nach dem zweiten Feld
Beispiel: Sortiere nach Status (Ascending), dann nach Fälligkeitsdatum (Ascending), um zuerst alle “In Progress”-Aufgaben nach Fälligkeitsdatum und anschließend “To Do”-Aufgaben nach Fälligkeitsdatum zu sehen.

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Sortierungen entfernen

Klicke auf das X neben einem Sortierkriterium, um es zu entfernen. Du kannst auch Clear All klicken, um alle Sortierungen zu entfernen und zur Standardreihenfolge zurückzukehren.

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Elemente filtern

Filter erlauben es dir, nur Elemente anzuzeigen, die bestimmten Bedingungen entsprechen. Ideal, um dich auf relevante Daten zu konzentrieren.

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So filterst du

1
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) in der Ansichtswerkzeugleiste
2
Wähle Filter
3
Wähle das Feld, nach dem du filtern möchtest
4
Wähle die Bedingung (equals, contains, is empty, usw.)
5
Gib den Wert ein oder wähle ihn aus, nach dem gefiltert werden soll

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Filterbedingungen nach Feldtyp

Unterschiedliche Feldtypen unterstützen verschiedene Filterbedingungen: Textfelder:
  • Contains / Does not contain
  • Is / Is not
  • Is empty / Is not empty
  • Starts with / Ends with
Zahlenfelder:
  • Equals / Does not equal
  • Greater than / Less than
  • Greater than or equal to / Less than or equal to
  • Is empty / Is not empty
Datumsfelder:
  • Is / Is not
  • Is before / Is after
  • Is on or before / Is on or after
  • Is empty / Is not empty
  • Is today / Is in the past / Is in the future
Select-Felder (Single/Multiple):
  • Is / Is not
  • Contains / Does not contain (Multiple Select)
  • Is empty / Is not empty
Checkbox-Felder:
  • Is checked / Is not checked
URL-, E‑Mail-, Link-to-Block-Felder:
  • Is empty / Is not empty
  • Contains / Does not contain

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Mehrere Filter

Du kannst mehrere Filter kombinieren, um die Ergebnisse weiter einzuschränken:
1
Nachdem du den ersten Filter hinzugefügt hast, klicke auf Add Filter
2
Konfiguriere deinen zusätzlichen Filter
3
Alle Filter werden mit UND-Logik kombiniert - Elemente müssen alle Bedingungen erfüllen, um angezeigt zu werden
Beispiel: Filtere nach Status = “In Progress” UND Priority = “High”, um nur hochpriorisierte Elemente zu sehen, an denen gerade gearbeitet wird.

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Filter entfernen

Klicke auf das X neben einem Filter, um ihn zu entfernen. Klicke auf Clear All, um alle Filter zu entfernen und alle Elemente anzuzeigen.

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Elemente gruppieren

Gruppierung ordnet deine Elemente in Kategorien basierend auf den Werten eines Feldes. Das schafft eine klare visuelle Struktur, mit der du Elemente pro Kategorie leicht erkennen kannst.

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So gruppierst du

1
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) in der Ansichtswerkzeugleiste
2
Wähle Group By
3
Wähle das Feld, nach dem du gruppieren möchtest
Deine Collection wird in aufklappbare Abschnitte reorganisiert, einen für jeden eindeutigen Wert dieses Feldes.

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Beste Felder zum Gruppieren

  • Status - Gruppiere Aufgaben nach “To Do”, “In Progress”, “Complete”
  • Priority - Organisiere Elemente nach “High”, “Medium”, “Low”
  • Category - Gruppiere Projekte nach Typ oder Abteilung
  • Date - Gruppiere Elemente nach Monat oder Quartal
  • Single Select - Jedes Select-Feld eignet sich gut zum Gruppieren
  • Assignee - Gruppiere Aufgaben nach Zuständigkeit

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Mehrere Gruppierungsebenen

Derzeit unterstützen Collections pro Ansicht eine Gruppierungsebene. Um nach mehreren Kriterien zu gruppieren, kannst du überlegen:
  • Separate Ansichten für unterschiedliche Gruppierungsbedürfnisse zu erstellen
  • Filter in Kombination mit Gruppierung zu verwenden
  • Sortierung innerhalb gruppierter Abschnitte zu nutzen

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Gruppierung entfernen

Klicke auf das three-dot menu (⋯) und wähle Remove Grouping, um wieder zur flachen Listenansicht zurückzukehren.

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Häufige Ansichtsmuster

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Projektmanagement

Aktive Aufgaben-Ansicht:
  • Filter: Status = “In Progress” OR Status = “To Do”
  • Sort: Priority (descending), dann Due Date (ascending)
  • Group: Assignee
Abgeschlossen-Ansicht:
  • Filter: Status = “Complete”
  • Sort: Completion Date (descending)
  • Zeige weniger Spalten für eine übersichtlichere Ansicht
High Priority-Ansicht:
  • Filter: Priority = “High” AND Status ≠ “Complete”
  • Sort: Due Date (ascending)
  • Group: Status

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CRM / Kundenverwaltung

Aktive Kunden-Ansicht:
  • Filter: Status = “Active”
  • Sort: Last Contact Date (descending)
  • Group: Account Manager
Nach Branche-Ansicht:
  • Sort: Company Name (ascending)
  • Group: Industry
Follow-up erforderlich-Ansicht:
  • Filter: Next Follow-up Date < Today + 7 days
  • Sort: Next Follow-up Date (ascending)

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Wissensmanagement

Neueste Artikel-Ansicht:
  • Sort: Last Modified (descending)
  • Group: Category
Nach Status-Ansicht:
  • Group: Status (Draft / Review / Published)
  • Sort: Title (ascending)
Zu prüfen-Ansicht:
  • Filter: Status = “Review”
  • Sort: Priority (descending), dann Due Date (ascending)

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Tipps und Best Practices für Ansichten

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Halte Ansichten fokussiert

Erstelle Ansichten für bestimmte Zwecke, statt zu versuchen, eine Ansicht für alles zu verwenden. Beispiele:
  • “This Week”-Ansicht für unmittelbare Aufgaben
  • “All Projects”-Ansicht für eine umfassende Übersicht
  • “Archived”-Ansicht für abgeschlossene Elemente

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Vergib klare Namen für Ansichten

Verwende beschreibende Namen, die erklären, was die Ansicht zeigt:
  • ✅ “High Priority - Due This Week”
  • ✅ “Active Clients by Region”
  • ✅ “Draft Articles Needing Review”
  • ❌ “View 1”
  • ❌ “New View”

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Techniken kombinieren

Nutze Sortierung, Filter und Gruppierung zusammen, um den größten Nutzen zu erzielen:
  • Filtere, um den Umfang einzugrenzen
  • Gruppiere, um Kategorien zu organisieren
  • Sortiere innerhalb von Gruppen für die endgültige Reihenfolge

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Berücksichtige deinen Workflow

Richte Ansichten an deiner tatsächlichen Arbeitsweise aus:
  • Daily standup-Ansicht
  • Weekly planning-Ansicht
  • Monthly review-Ansicht
  • Client meeting prep-Ansicht

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Einschränkungen

  • Maximal 21 Felder pro Collection (einschließlich der Titelspalte)
  • Eine Ebene der Gruppierung pro Ansicht
  • Filter verwenden UND-Logik (alle Bedingungen müssen erfüllt sein)
  • Keine ODER-Logik zwischen verschiedenen Feldern (du kannst stattdessen separate Ansichten erstellen)

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Reordering Fields and Columns