Bộ sưu tập là gì?
Bộ sưu tập không chỉ là một bảng đơn thuần. Đó là một tập trường có thể tùy chỉnh đầy đủ, trong đó mỗi mục (entry) có thể chứa thông tin chi tiết hơn.
- Tiêu đề (có thể đổi tên): Cột mặc định cho mỗi mục. Bạn có thể đổi tên cột này để phù hợp với nhu cầu (ví dụ: “Tên sản phẩm”, “Tiêu đề nhiệm vụ”, “Khách hàng”).
- Văn bản: Dùng để ghi chú, mô tả hoặc bất kỳ dữ liệu văn bản nào khác.
- Số: Phù hợp để theo dõi số lượng, điểm số hoặc bất kỳ giá trị số nào. Hỗ trợ định dạng tuỳ chỉnh (xem bên dưới).
- Hộp kiểm: Tuyệt để đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc theo dõi giá trị boolean (có/không).
- Ngày: Đặt các ngày quan trọng như hạn chót, ngày tạo hoặc lịch sự kiện.
- URL: Bao gồm các liên kết liên quan tới tài nguyên, trang web hoặc tài liệu được chia sẻ.
- Liên kết tới khối: Liên kết bất kỳ Khối nào (đoạn văn hoặc tiêu đề tài liệu) trong cùng một Không gian, tạo liên kết ngữ cảnh tới thông tin liên quan.
- Email: Tiện để khởi tạo nhanh một thư mới tới địa chỉ email.
- Chọn một (Single Select): Chọn một tùy chọn từ danh sách định trước, phù hợp cho danh mục hoặc trạng thái.
- Chọn nhiều (Multiple Select): Chọn nhiều tùy chọn từ danh sách định trước.
- Trường quan hệ: Liên kết tới các Bộ sưu tập khác hoặc tạo liên kết hai chiều giữa các bộ sưu tập; chế độ chọn nhiều cho phép thêm nhiều mục liên quan.
Craft Assistant hiểu các thuộc tính và mối quan hệ trong Bộ sưu tập, giúp bạn dễ dàng truy vấn và phân tích dữ liệu có cấu trúc bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Định dạng trường Số
Trường Số trong Bộ sưu tập hỗ trợ các tuỳ chọn định dạng nâng cao để hiển thị giá trị theo cách phù hợp nhất với bạn:- Hiển thị phần trăm: Hiển thị giá trị dưới dạng phần trăm (ví dụ, 0.85 → 85%)
- Ký hiệu tiền tệ: Thêm ký hiệu tiền tệ như $, €, £, ¥ và các ký hiệu khác để hiển thị giá trị tiền tệ
- Độ chính xác thập phân: Điều chỉnh số chữ số thập phân hiển thị (0 - 5) để cân bằng giữa chính xác và đơn giản
Quản lý cột
Tuỳ chỉnh bố cục Bộ sưu tập để tập trung vào những gì quan trọng nhất:- Thay đổi kích thước cột: Nhấp chuột và kéo đường viền cột để điều chỉnh độ rộng – lý tưởng cho việc hiển thị văn bản dài hoặc thu hẹp các trường không dùng nhiều
- Độ rộng được lưu giữ: Độ rộng cột được lưu tự động, vì vậy bố cục của bạn sẽ nhất quán qua các phiên làm việc
Tìm nhanh
Tìm nhanh các mục trong Bộ sưu tập của bạn ngay lập tức:- Tìm kiếm trong các hàng: Sử dụng thanh tìm kiếm để lọc các mục của Bộ sưu tập theo thời gian thực
- Gõ để lọc: Kết quả cập nhật khi bạn gõ, giúp bạn dễ dàng tìm thấy mục cụ thể mà không cần cuộn qua các Bộ sưu tập lớn
Làm việc với Bộ sưu tập
Khi Bộ sưu tập đã sẵn sàng, bạn có thể: Sắp xếp, Lọc và Nhóm: Tổ chức thông tin trong bảng thông minh theo cách phù hợp nhất với quy trình làm việc của bạn. Bạn có thể sắp xếp, lọc và nhóm dữ liệu theo các trường khác nhau để xem thông tin theo những cách có ý nghĩa. Tuỳ chỉnh hiển thị: Chọn các trường bạn muốn hiển thị, giữ giao diện gọn gàng và chỉ tập trung vào thông tin quan trọng nhất. Tạo chế độ xem mới: Chế độ xem là các cách tuỳ chỉnh để hiển thị Bộ sưu tập dựa trên nhu cầu cụ thể. Thay vì điều chỉnh thủ công sắp xếp, lọc hoặc hiển thị trường mỗi lần làm việc với Bộ sưu tập, bạn có thể lưu các cấu hình khác nhau và chuyển đổi giữa chúng một cách dễ dàng. Tìm hiểu thêm về Chế độ xem Bộ sưu tập. Xây dựng Trang con (hoặc tài liệu phụ) cho mỗi mục, thêm chiều sâu và ngữ cảnh khi cần. Mỗi mục trong Bộ sưu tập có thể mở rộng thành một trang con riêng, cho phép bạn theo dõi chi tiết hoặc tạo nội dung liên quan. Chia sẻ hoặc Xuất bản Trang con: Giống như bất kỳ tài liệu nào khác, trang con trong Bộ sưu tập có thể được chia sẻ với mọi người để cộng tác và cập nhật dễ dàng.Cách thêm một Bộ sưu tập
Để thêm Bộ sưu tập vào tài liệu của bạn:
Hạn chế
Bộ sưu tập rất linh hoạt, nhưng có một vài giới hạn quan trọng cần lưu ý:- Tối đa 21 cột cho mỗi Bộ sưu tập (bao gồm cả cột Tiêu đề). Bạn sẽ không thể thêm trường bổ sung khi đạt tới giới hạn này.
- Không có giới hạn cứng cho số hàng, nhưng hiệu suất có thể giảm sau khoảng 1.000 hàng, đặc biệt trên các thiết bị cũ hoặc kém mạnh mẽ hơn.
Những nơi Bộ sưu tập phát huy tác dụng
Dưới đây là một số trường hợp sử dụng phổ biến nơi Bộ sưu tập nâng cao quy trình làm việc của bạn:- Quản lý dự án & Nhiệm vụ – Theo dõi nhiệm vụ, đặt hạn chót, ghi nhận nền tảng, giám sát trạng thái và nhóm theo đội hoặc giai đoạn.
- Quản lý khách hàng & CRM – Duy trì hồ sơ khách hàng, ghi chú cuộc họp, lịch sử giao tiếp và liên kết tới trang con để có ngữ cảnh đầy đủ.
- Quản lý tri thức – Tổ chức nghiên cứu, ý tưởng, tài liệu hoặc bài viết theo định dạng có cấu trúc với liên kết quan hệ và nhiều chế độ xem.
- Theo dõi tồn kho & Tài sản – Quản lý mặt hàng, giám sát mức tồn kho, nhà cung cấp liên kết và trường tùy chỉnh phù hợp quy trình của bạn.