Chế độ xem là gì?
Chế độ xem là cách tùy chỉnh để hiển thị Bộ sưu tập của bạn dựa trên nhu cầu cụ thể. Mỗi chế độ xem có thể bao gồm:- Sắp xếp khác nhau – Sắp xếp mục theo bất kỳ trường nào (ngày, trạng thái, ưu tiên, v.v.)
- Bộ lọc tùy chỉnh – Chỉ hiển thị các mục khớp điều kiện cụ thể
- Nhóm – Tổ chức mục thành các danh mục
- Hiển thị trường – Chọn các cột cần hiển thị
- Thứ tự cột – Sắp xếp các trường theo thứ tự hữu ích nhất
Tạo và quản lý chế độ xem
Tạo chế độ xem mới
Chuyển giữa các chế độ xem
Nhấp menu thả xuống của chế độ xem và chọn bất kỳ chế độ xem đã lưu nào. Bộ sưu tập sẽ cập nhật ngay để hiển thị cấu hình của chế độ xem đó.Chỉnh sửa một chế độ xem
Thực hiện thay đổi về sắp xếp, lọc, nhóm hoặc các trường hiển thị. Các thay đổi của bạn sẽ được tự động lưu cho chế độ xem hiện tại.Xóa một chế độ xem
Sắp xếp mục
Sắp xếp cho phép bạn đặt thứ tự các mục trong Bộ sưu tập theo bất kỳ trường nào, theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.Cách sắp xếp
Nhiều mức sắp xếp
Bạn có thể thêm nhiều tiêu chí sắp xếp để tạo thứ tự tinh vi hơn:
Ví dụ: Sắp xếp theo Trạng thái (tăng dần), sau đó theo Ngày đến hạn (tăng dần) để thấy tất cả nhiệm vụ “In Progress” được sắp theo ngày đến hạn, tiếp theo là nhiệm vụ “To Do” theo ngày đến hạn.
Xóa sắp xếp
Nhấp X bên cạnh bất kỳ tiêu chí sắp xếp nào để xóa nó. Bạn cũng có thể Nhấp Clear All để xóa toàn bộ sắp xếp và trở về thứ tự mặc định.Lọc mục
Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị các mục khớp với điều kiện cụ thể — rất hữu ích để tập trung vào dữ liệu liên quan.Cách lọc
Điều kiện lọc theo loại trường
Các loại trường khác nhau hỗ trợ các điều kiện lọc khác nhau: Trường văn bản:- Contains / Does not contain
- Is / Is not
- Is empty / Is not empty
- Starts with / Ends with
- Equals / Does not equal
- Greater than / Less than
- Greater than or equal to / Less than or equal to
- Is empty / Is not empty
- Is / Is not
- Is before / Is after
- Is on or before / Is on or after
- Is empty / Is not empty
- Is today / Is in the past / Is in the future
- Is / Is not
- Contains / Does not contain (Multiple Select)
- Is empty / Is not empty
- Is checked / Is not checked
- Is empty / Is not empty
- Contains / Does not contain
Nhiều bộ lọc
Bạn có thể kết hợp nhiều bộ lọc để thu hẹp kết quả:
Ví dụ: Lọc cho Trạng thái = “In Progress” AND Ưu tiên = “High” để chỉ thấy những mục ưu tiên cao đang được thực hiện.
Xóa bộ lọc
Nhấp X bên cạnh bất kỳ bộ lọc nào để xóa nó. Nhấp Clear All để xóa toàn bộ bộ lọc và hiển thị tất cả mục.Nhóm mục
Nhóm tổ chức các mục thành các danh mục dựa trên giá trị của một trường. Điều này tạo cấu trúc trực quan giúp dễ dàng xem các mục theo từng nhóm.Cách nhóm
Bộ sưu tập của bạn sẽ được sắp xếp lại thành các phần có thể thu gọn, mỗi phần tương ứng với một giá trị duy nhất của trường đó.Trường phù hợp để nhóm
- Trạng thái – Nhóm nhiệm vụ theo “To Do”, “In Progress”, “Complete”
- Ưu tiên – Sắp xếp mục theo “High”, “Medium”, “Low”
- Danh mục – Nhóm dự án theo loại hoặc phòng ban
- Ngày – Nhóm mục theo tháng hoặc quý
- Single Select – Mọi trường chọn đơn hoạt động tốt cho việc nhóm
- Người phụ trách – Nhóm nhiệm vụ theo người chịu trách nhiệm
Nhiều cấp độ nhóm
Hiện tại, Bộ sưu tập hỗ trợ một cấp độ nhóm cho mỗi chế độ xem. Để nhóm theo nhiều tiêu chí, hãy cân nhắc:- Tạo các chế độ xem riêng cho các nhu cầu nhóm khác nhau
- Sử dụng bộ lọc kết hợp với nhóm
- Sử dụng sắp xếp bên trong các phần đã nhóm
Xóa nhóm
Nhấp menu ba chấm (⋯) và chọn Remove Grouping để trở về chế độ danh sách phẳng.Mẫu chế độ xem phổ biến
Quản lý dự án
Chế độ xem Nhiệm vụ đang hoạt động:- Filter: Trạng thái = “In Progress” OR Trạng thái = “To Do”
- Sort: Ưu tiên (giảm dần), sau đó Ngày đến hạn (tăng dần)
- Group: Người phụ trách
- Filter: Trạng thái = “Complete”
- Sort: Ngày hoàn thành (giảm dần)
- Hiển thị ít cột hơn để có cái nhìn gọn gàng
- Filter: Ưu tiên = “High” AND Trạng thái ≠ “Complete”
- Sort: Ngày đến hạn (tăng dần)
- Group: Trạng thái
CRM / Quản lý khách hàng
Chế độ xem Khách hàng đang hoạt động:- Filter: Trạng thái = “Active”
- Sort: Ngày liên hệ cuối (giảm dần)
- Group: Quản lý tài khoản
- Sort: Tên công ty (tăng dần)
- Group: Ngành
- Filter: Next Follow-up Date < Today + 7 days
- Sort: Next Follow-up Date (tăng dần)
Quản lý tri thức
Chế độ xem Bài viết gần đây:- Sort: Lần chỉnh sửa cuối (giảm dần)
- Group: Danh mục
- Group: Trạng thái (Draft / Review / Published)
- Sort: Tiêu đề (tăng dần)
- Filter: Trạng thái = “Review”
- Sort: Ưu tiên (giảm dần), sau đó Ngày đến hạn (tăng dần)
Mẹo và thực hành tốt cho chế độ xem
Giữ chế độ xem rõ ràng
Tạo chế độ xem cho mục đích cụ thể thay vì cố gắng dùng một chế độ xem cho mọi thứ. Ví dụ:- Chế độ xem “Trong tuần này” cho nhiệm vụ cần xử lý ngay
- Chế độ xem “Tất cả dự án” cho cái nhìn tổng quan
- Chế độ xem “Lưu trữ” cho mục đã hoàn thành
Đặt tên chế độ xem rõ ràng
Sử dụng tên mô tả để giải thích những gì chế độ xem hiển thị:- ✅ “Ưu tiên cao - Hạn chót trong tuần này”
- ✅ “Khách hàng hoạt động theo vùng”
- ✅ “Bài nháp cần xem lại”
- ❌ “View 1”
- ❌ “New View”
Kết hợp các kỹ thuật
Tận dụng tối đa bằng cách kết hợp sắp xếp, lọc và nhóm:- Lọc để thu hẹp phạm vi
- Nhóm để tổ chức danh mục
- Sắp xếp trong nhóm để xác định thứ tự cuối cùng
Xem xét quy trình làm việc của bạn
Căn chỉnh các chế độ xem với cách bạn thực sự làm việc:- Chế độ xem cho cuộc họp nhanh hàng ngày.
- Chế độ xem lập kế hoạch hàng tuần.
- Chế độ xem đánh giá hàng tháng.
- Chế độ xem chuẩn bị họp với khách hàng.
Hạn chế
- Tối đa 21 trường cho mỗi Bộ sưu tập (bao gồm cột Title).
- Một cấp độ nhóm cho mỗi chế độ xem.
- Bộ lọc sử dụng logic AND (phải thỏa tất cả điều kiện).
- Không có logic OR giữa các trường khác nhau (nhưng bạn có thể tạo các chế độ xem riêng).